Vorstandswechsel im Verein: Übergabeprotokoll, Amtsniederlegung & Vereins-Wiki

Nach 15 oder 20 Jahren unermüdlichem Einsatz entscheidet sich der 1. Vorsitzende oder der Schriftführer, sein Amt in jüngere Hände zu übergeben. Die Freude über die erfolgreiche Wahl eines motivierten Nachfolgers auf der Mitgliederversammlung ist groß. Doch schon wenige Wochen nach der Wahl folgt die Ernüchterung: Wo liegen eigentlich die Verträge mit den Sponsoren und der Brauerei? Wer hat die Zugangsdaten für das Vereinskonto, die Domain und die Facebook-Seite? An welchem Stichtag muss die Sportversicherung gemeldet werden? Wenn wichtiges Vereinswissen nur im Kopf einer einzelnen Person existiert, steht der Verein bei einem Personalwechsel vor einem organisatorischen Scherbenhaufen.

Ein Vorstandswechsel ist erst dann im Außenverhältnis wirksam vollzogen, wenn die formalen Schritte abgeschlossen sind: 1. Wahlannahme: Der gewählte Kandidat muss die Wahl ausdrücklich annehmen (wird im Versammlungsprotokoll vermerkt). 2. Beglaubigte Notaranmeldung: Der neue gesetzlich vertretungsberechtigte Vorstand muss in öffentlich beglaubigter Form beim Notar angemeldet werden. 3. Einreichung beim Registergericht: Der Notar übermittelt das Wahlprotokoll und die Anmeldung elektronisch an das zuständige Amtsgericht. 4. Bankvollmachten umstellen: Sobald der neue Registerauszug vorliegt, werden die Zeichnungsberechtigungen bei den Banken aktualisiert. (Hinweis: Dieser Leitfaden dient der allgemeinen Information für das Vereinswesen und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.)