Verein übernehmen als neuer Vorstand: Leitfaden für die ersten 100 Tage im Amt

Die Wahl ist vorüber, die Glückwünsche sind ausgesprochen und die Mitgliederversammlung hat dir das Vertrauen geschenkt: Du bist neuer 1. Vorsitzender, Kassenwart oder Vorstandsmitglied deines Vereins. Nach der ersten Euphorie wird schnell klar: Ein Verein ist kein reines Hobbyprojekt, sondern ein kleines Unternehmen mit rechtlichen Verpflichtungen, Fristen und Haftungsrisiken. Oft existieren über Jahrzehnte gewachsene Strukturen, unvollständige Aktenordner oder verstreute Excel-Listen. Ein strukturierter Fahrplan für die ersten 100 Tage im Amt schützt vor bösen Überraschungen und legt das Fundament für eine erfolgreiche Amtszeit.

Bevor neue Projekte gestartet werden können, muss die Handlungsfähigkeit im Außenverhältnis formal gesichert werden: 1. Notartermin vereinbaren: Die Abberufung des alten und die Wahl des neuen vertretungsberechtigten Vorstands (§ 26 BGB) muss notariell beglaubigt und beim Amtsgericht (Vereinsregister) eingereicht werden. Nimm das unterzeichnete Versammlungsprotokoll und die Einladung zur Mitgliederversammlung mit. 2. Bankvollmachten umstellen: Vereinbare einen Termin bei der Hausbank des Vereins. Mit der Bestätigung des Notars oder dem neuen Vereinsregisterauszug werden die Zeichnungsberechtigungen und Zugänge zum Online-Banking auf den neuen Vorstand übertragen. 3. Zugänge und Passwörter übernehmen: Übernimm sämtliche administrativen Zugänge für Vereins-E-Mail-Adressen, Webserver, Social-Media-Kanäle, Cloud-Speicher und Verbandsportale (z. B. DFBnet, BFV, Landessportbund). 4. Schlüssel und Liegenschaften: Führe eine vollständige Schlüsselübergabe für Vereinsheim, Geschäftsstelle, Sportanlagen, Archive und Kassen durch und dokumentiere alle Schließberechtigungen.

Nachdem die Pflichtaufgaben erledigt sind, geht es an die Gestaltung der Zukunft: • Offene Kommunikation: Informiere die Mitglieder, Abteilungsleiter, Sponsoren und die Gemeinde in einem freundlichen Rundschreiben über den geglückten Stabwechsel und die Schwerpunkte des neuen Vorstands. • Digitale Infrastruktur aufbauen: Verabschiede dich von unübersichtlichen Papierordnern und dezentralen Excel-Dateien auf privaten Laptops. Zentralisiere Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Kassenbuch und Wissensmanagement in einer cloudbasierten Plattform. • Aufgaben im Team verteilen: Etabliere klare Zuständigkeiten innerhalb des Vorstands- und Helferkreises mit transparenten Fristen und gemeinsamen To-Do-Listen.