Vereinsverwaltung aus der Praxis für das Ehrenamt

Weniger Zettelwirtschaft. Mehr Zeit fürs Vereinsleben.

Mitgliederverwaltung, automatischer SEPA-Lastschrifteinzug, rechtssicheres EÜR-Kassenbuch und digitaler Briefversand über die Deutsche Post – gebündelt an einem Ort, den jeder im Vorstand sofort versteht.

Jetzt kostenlos testen Funktionen entdecken

Server in Deutschland (DSGVO)

Bis 10 Mitglieder kostenlos

Jederzeit monatlich kündbar

SV Eintracht 1924 e.V.

Vorstands-Cockpit · Geschäftsjahr 2026

Aktiv

Mitglieder

348

+14 neu per Excel-Import

Kassenstand (EÜR)

18.420 €

4 Sphären · GoBD-konform

SEPA-Jahresbeitragslauf

312 Mandate geprüft · pain.008 XML

Bereit

Einladung Jahreshauptversammlung

312× E-Mail · 36× Deutsche Post Brief

Versendet

Für jedes Amt im Vorstand gebaut

Ein Werkzeug, das jedem im Vorstand den Rücken freihält.

Klicke auf dein Amt im Verein und sieh direkt, welche konkreten Zeitfresser vereinsheim.digital für dich erledigt.

Kassenwart & Schatzmeister

Schluss mit Excel-Formelfehlern und Bauchschmerzen vor der Kassenprüfung.

Beiträge einziehen, Belege zuordnen und auf der Jahreshauptversammlung einen glasklaren Kassenbericht vorlegen – ohne steuerliches Rätselraten.

SEPA-XML auf Knopfdruck (Beitragsautomatik)
Ob Einzelbeitrag, Familientarif, Ehrenmitglied oder anteiliger Eintritt: vereinsheim.digital erzeugt die fertige pain.008-Sammellastschrift für Sparkasse & Volksbank.
Rechtssicheres EÜR-Kassenbuch nach 4 Sphären
Buche Einnahmen und Ausgaben direkt in die 4 steuerlichen Vereinssphären (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, Geschäftsbetrieb).
Sauberer Kassenprüfer- & Finanzamt-Export
Jede Buchung mit digitalem Belegfoto, Zählprotokoll und einem fertigen PDF-Prüfbericht für eine reibungslose Entlastung des Vorstands.

Jetzt kostenlos ausprobieren Mehr Für Kassenwarte

EÜR-Kassenbuch & Beitragsautomatik

PDF Export Kassenprüfer

Automatischer Beitragslauf

SEPA-Sammellastschrift (pain.008 XML)

312 Mandate geprüft

Erwachsene (210)18.900,00 €

Familientarif (64)7.680,00 €

Jugend / Aktiv (38)1.500,00 €

Aktuelle EÜR-Buchungen (4 steuerliche Sphären)

1 · Ideeller Bereich Beleg #2026-104

Mitgliedsbeiträge 1. Halbjahr (Sammellastschrift)

+ 14.040,00 €

Steuerfrei

3 · Zweckbetrieb Beleg #2026-105

Schiedsrichter- & Verbandsgebühren Kreisliga

- 245,00 €

Belegfoto angehängt

1. & 2. Vorsitzende

Voller Überblick im Verein und 100 % Rechtssicherheit bei jedem Amtswechsel.

Verteile Aufgaben auf mehrere Schultern, ohne die Kontrolle über Finanzen, Verträge oder den Datenschutz zu verlieren.

Feingranulare Rollen & Rechte für jedes Amt
Lege genau fest, wer nur lesen, wer Termine planen und wer das Kassenbuch bearbeiten darf – vom geschäftsführenden Vorstand bis zum Beisitzer.
Geordnete Vorstands-Übergabe ohne Datenverlust
Keine verstreuten Aktenordner oder privaten Festplatten mehr: Satzungen, Beschlüsse und Mitgliederlisten bleiben dauerhaft im Verein.
100 % DSGVO-konform inkl. fertigem AV-Vertrag
Alle Daten liegen verschlüsselt auf deutschen Servern (Frankfurt am Main). Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO lädst du direkt herunter.

Jetzt kostenlos ausprobieren Mehr Für Vorsitzende

Vorstands-Rollen & Zugriffsrechte

AV-Vertrag (DSGVO) aktiv

Thomas Müller · 1. Vorsitzender

Gesamtvorstand · Alle Abteilungen & Verträge

Vollzugriff

Sabine Wagner · 1. Kassiererin

EÜR-Kassenbuch, SEPA-Mandate & Beitragsgruppen

Finanzen & SEPA

Markus Klein · Jugendleiter

Nur Jugendabteilung · Keine Finanz-Einsicht

Abteilungs-Recht

Geordnete Amtsübergabe: Scheidet ein Vorstandsmitglied aus, überträgst du die Rolle mit einem Klick an den Nachfolger – ohne verlorene Ordner.

Schriftführer & Mitgliederverwaltung

Einladungen zur JHV in 2 Minuten versenden – per E-Mail und als echter Postbrief.

Halte Mitgliederdaten mühelos aktuell und erreiche jedes Mitglied satzungskonform – auch Senioren ohne eigene E-Mail-Adresse.

Digitaler Briefversand über die Deutsche Post
Mitglieder ohne E-Mail werden automatisch erkannt. Ein Klick genügt – Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung übernimmt die Deutsche Post.
Lückenlose Mitglieder-Stammdaten & Ehrungen
Behalte runde Geburtstage, 25- oder 50-jährige Vereinsjubiläen, Austritte und digitale Aufnahmeanträge neuer Mitglieder automatisch im Blick.
Gezielte Serien-E-Mails ohne veraltete Listen
Schreibe einzelne Abteilungen, Jahrgänge oder den gesamten Verein direkt aus den aktuellen Stammdaten an – inklusive persönlicher Anrede.

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Kombi-Versand: E-Mail & Deutsche Post

Satzungskonform

Aussendung bereit

Einladung zur Jahreshauptversammlung 2026

inkl. Tagesordnung & persönlicher Anrede per Platzhalter

Mit E-Mail-Adresse0,00 €

312 Mitglieder

Sofort per E-Mail versendet

Ohne E-Mail (Senioren)Deutsche Post

36 Mitglieder

Druck, Kuvert & Porto automatisch

Ersparnis für den Schriftführer: Kein Falten, kein Eintüten, kein Gang zur Postfiliale. ~ 4 Std. gespart

Trainer, Übungsleiter & Spartenleiter

Weniger hinterhertelefonieren in WhatsApp-Gruppen, mehr Zeit für den Sport.

Organisiere Trainings, Vereinsabende, Helferdienste und die Außendarstellung deiner Abteilung direkt vom Smartphone aus.

Klare Zu- und Absagen für Termine & Veranstaltungen
Mitglieder sagen mit einem Tipp zu oder ab. Du siehst sofort auf dem Handy, wer beim Training, Arbeitseinsatz oder Auftritt dabei ist.
Social-Media-Grafikgenerator im Vereinsdesign
Erstelle aus deinen Terminen oder Spieldaten in 10 Sekunden fertige Bilder mit Vereinswappen für WhatsApp-Status, Instagram & Facebook.
Mannschaften, Gruppen & Helferpläne im Griff
Verwalte deine eigene Abteilung, teile Schichtdienste für das Sommerfest ein und informiere Eltern und aktive Mitglieder ohne Zettelchaos.

Jetzt kostenlos ausprobieren Mehr Für Trainer & Abteilungsleiter

Termin-Zusagen & Grafik-Generator

1-Klick Social-Media-Bild

Sonntag · 15:00 Uhr · Sportplatz am Wald

Heimspiel & Vereinsnachmittag

22 Zusagen

22 Zugesagt3 Offen2 Abgesagt

Automatisch im Vereinsdesign erstellt

SV Eintracht 1924 vs. TuS Westfalia

Fertiges Hochformat-Bild (1080×1920 px) für WhatsApp-Status & Instagram

Bild teilen

Kernfunktionen & echte Zeitsparer

Solides Fundament für die Pflicht. Clevere Helfer für die Kür.

Neben rechtssicherer Mitglieder-, SEPA- und Kassenverwaltung nimmt dir vereinsheim.digital genau die Handgriffe ab, die sonst ganze Sonntagnachmittage kosten.

Mitglieder & SEPA-Abrechnung

Mitgliederverwaltung & automatischer SEPA-Lastschriftexport

Importiere eure bestehende Excel-Mitgliederliste in wenigen Minuten. Verwalte Abteilungen, Familienbeiträge, Jugendtarife und Ehrenmitglieder zentral – und exportiere zum Stichtag die fertige SEPA-XML-Sammellastschrift (pain.008) für Sparkasse oder Volksbank.

SEPA-Sammellastschrift · Jahresbeitrag

312 Mandate automatisch geprüft · Gesamtsumme: 28.080,00 €

pain.008 XML

Familie Schneider (4 Pers.)120,00 € · Familientarif

Lukas Weber (ab 01.07.)45,00 € · Anteilig

Heinrich Becker (75 J.)0,00 € · Ehrenmitglied

Mitgliederverwaltung entdecken

Briefe & Postversand

Digitaler Briefversand per Deutsche Post

Vor der Jahreshauptversammlung nie wieder stundenlang Briefe falten und Briefmarken kleben: Erreiche Mitglieder ohne E-Mail-Adresse mit einem Klick als echten Postbrief.

1 Empfänger ohne E-Mail automatisch filtern

2 Serienbrief im Vereinsdesign erzeugen

3 Druck, Kuvert & Zustellung per Deutsche Post

Ohne GrundgebührSo geht's

Social Media & Design

Social-Media-Grafikgenerator

Aus deinen Terminen, Spieltagen oder Vereinsfesten generiert das System in 10 Sekunden fertige Bilder in euren Vereinsfarben für Instagram, Facebook und den WhatsApp-Status.

Heimspiel-Tag1080 × 1350 px

SV Eintracht 1924 vs. Viktoria 09

So., 15:00 Uhr · WaldstadionPNG bereit

Story- & Feed-FormateVorlagen ansehen

Vereinsfinanzen & Steuern

Rechtssicheres EÜR-Kassenbuch für gemeinnützige Vereine

Speziell für eingetragene Vereine (e.V.) in Deutschland entwickelt: Ordne Einnahmen und Ausgaben direkt den 4 steuerlichen Vereinssphären zu, hänge Belegfotos an und erstelle mit einem Klick den fertigen Prüfbericht für eure Kassenprüfer.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) · 2026

GoBD-konforme Festschreibung & lückenlose Belegnummern

Prüfbericht PDF

Ideeller Bereich Spende Volksbank Stiftung (inkl. Zuwendungsbestätigung)

+ 1.500,00 €

Geschäftsbetrieb Getränkeverkauf Sommerfest (inkl. Zählprotokoll)

+ 2.840,00 €

Inkl. DATEV-/CSV-ExportKassenbuch entdecken

Termine & Zusagen

Vereinskalender mit iCal-Abo und Anwesenheitsliste.

Aufgaben & Helferdienste

Schichtpläne fürs Vereinsfest und Vorstands-To-Dos.

Protokolle, Wiki & Galerie

Satzungen, Sitzungsprotokolle und Foto-Alben.

Sponsoring & Partner

Sponsorenverträge und Leistungen im Blick.

Sorgenfreier Umstieg an einem Abend

In 3 Schritten zum digitalen Vereinsheim – ohne Daten-Stress.

Viele Vorstände scheuen den Wechsel, weil sie wochenlange Abtipparbeit fürchten. Bei uns startest du mit deinen bestehenden Listen und deinem aktuellen Kassenstand – ganz ohne IT-Studium.

ca. 10 Minuten

Bestandsdaten importieren

Übernehme eure bestehende Excel- oder CSV-Mitgliederliste mit wenigen Klicks. Unsere Spalten-Erkennung ordnet Namen, Adressen, Eintrittsdaten und IBANs automatisch zu.

Inkl. kostenlosem persönlichem Import-Support bei Sonderformaten

Kein Nachbuchen nötig

Kassenstand & Beiträge anlegen

Starte im EÜR-Kassenbuch einfach mit deinem aktuellen Giro- und Barkassenbestand zum heutigen Stichtag – ohne vergangene Jahre mühsam nachbuchen zu müssen.

Sauberer Saldovortrag mitten im Jahr oder zum Jahresbeginn

Fertige Rollen-Vorlagen

Vorstandsteam einladen

Vergib mit einem Klick eigene Zugänge und passende Berechtigungen für Kassenwart, Schriftführer, Jugendleiter und Abteilungen – damit niemand mehr allein vor dem Papierberg sitzt.

Jedes Vorstandsmitglied sieht genau seinen Aufgabenbereich

Eure Excel-Tabelle ist über die Jahre kompliziert gewachsen? Kein Problem!

Schicke uns nach der kostenlosen Registrierung einfach eure Musterdatei oder sprich mit uns – wir helfen euch persönlich bei der sauberen Datenübernahme.

Jetzt kostenlos starten Excel-Umstiegsguide

Fair & kalkulierbar für jede Vereinskasse

Transparente Preise ohne Knebelverträge.

Schiebe den Regler auf eure aktuelle Mitgliederzahl und sieh sofort auf den Cent genau, was vereinsheim.digital kostet – als direkte Entscheidungsgrundlage für den Kassenwart.

Abrechnungsweise wählen

Monatlich flexibel kündbar oder 20 % im Jahrestarif sparen

Aktive Mitglieder im Verein

Zählt für aktive Vereinsmitglieder. Reine Fördermitglieder & passive SEPA-Zahler ohne eigenen Login kosten nichts extra.

Mitglieder

Bis 10 Mitgl.: 0 € • 100 Mitgl.: 7,20 € • 300 Mitgl.: 15,20 € • Ab 1.290 Mitgl.: 39 € Deckel

Typische Vereinsgrößen:

Immer im Grundtarif enthalten:

Mitgliederverwaltung & Excel-Import

Automatischer SEPA-Lastschriftexport (XML)

Mehrere Vorstands-Zugänge & Rollenrechte

250 MB Cloud-Speicher & Digitaler Briefversand

Kalkulation für 150 Mitglieder Ø 0,06 € / Mitglied

9,20 € / Monat

Monatlich flexibel kündbar. Keine Einrichtungsgebühr.

Basis-Paket (inkl. 10 Freimitglieder & 250 MB Speicher) Inklusive (0,00 €)

140 zus. Mitglieder (degressive Staffel) 9,20 €

Optionale Module (je 5 € / Kassenbuch 10 € • max. 25 € Flat)Alle 9 Module

Jetzt kostenlos mit 0 € starten Alle Module im Detail-Kalkulator berechnen

Ihr seid ein Tierschutzverein, Tierheim oder eine Tierrettung? Gemeinnützige Tierschutzorganisationen nutzen vereinsheim.digital unabhängig von der Mitgliederzahl dauerhaft für 0,00 €.

Zur Tierschutz-Freilizenz

Herzensprojekt · 100 % Kostenlos für den Tierschutz

Für Tierschutzvereine, Tierheime & Tierrettungen dauerhaft für 0,00 €.

Jeder gesparte Euro in der Verwaltung bedeutet mehr Futter, medizinische Versorgung und ein sicheres Dach für Tiere in Not. Deshalb stellen wir vereinsheim.digital allen gemeinnützigen Tierschutzorganisationen unbegrenzt und komplett kostenlos zur Verfügung.

Mitglieder, Förderer & TierpatenPatenschaften & Beiträge per SEPA-XML

Schichtplan für Tierheim & HelferGassigeher, Fütterungs- & Pflegedienste

Vermittlungs-Grafiken in 60 Sek.Social-Media-Posts für Notfellchen

Rechtssicheres EÜR-KassenbuchFinanzamt-konform für Gemeinnützigkeit

Zur Tierschutz-Initiative Kostenlose Lizenz anfragen

Tierschutz-Freilizenz

Tierheime, Tierschutzvereine & Tierrettungen

100 % Gratis

Monatliche Softwarekosten

Alle Module · Unbegrenzte Helfer & Paten

bis 75,00 € / Mon.0,00 €

Nachweis per FreistellungsbescheidAlle Infos

Antworten für die Vorstandssitzung

Die 5 häufigsten Fragen aus dem Vereinsvorstand

Kurz, ehrlich und ohne Kleingedrucktes beantwortet – damit ihr in der nächsten Sitzung sicher entscheiden könnt.

Wie aufwendig ist der Wechsel von Excel oder unserer alten Vereinssoftware?

Überhaupt nicht aufwendig: Du kannst eure bestehende Mitgliederliste direkt als Excel- oder CSV-Datei hochladen. Unsere intelligente Spalten-Zuordnung erkennt Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und IBAN automatisch. Im EÜR-Kassenbuch startest du einfach mit deinem aktuellen Kontostand (Saldovortrag) zum Stichtag, ohne alte Jahre nachbuchen zu müssen. Und falls eure Tabelle über die Jahre speziell gewachsen ist, hilft euch unser persönlicher Import-Support kostenlos beim Umzug.

Wo werden unsere Vereins- und Mitgliederdaten gespeichert (DSGVO)?

Alle Vereins-, Mitglieder- und Finanzdaten werden zu 100 % DSGVO-konform in zertifizierten deutschen Rechenzentren (Serverstandort Frankfurt am Main) gespeichert und nach modernsten Bankenstandards SSL/TLS-verschlüsselt übertragen. Direkt in den Vereinseinstellungen kannst du zudem euren fertigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO) herunterladen.

Wie genau funktioniert der digitale Briefversand über die Deutsche Post?

Wenn du beispielsweise zur Jahreshauptversammlung einlädst, erkennt vereinsheim.digital automatisch alle Mitglieder mit E-Mail-Adresse (kostenloser Sofortversand) und alle Mitglieder ohne E-Mail-Adresse. Für diese Mitglieder erzeugst du mit einem Klick deinen Serienbrief im Vereinsdesign. Unser System übergibt die Briefe digital an das Druckzentrum: Dort werden sie gedruckt, kuvertiert, frankiert und durch die Deutsche Post direkt in den Briefkasten deiner Mitglieder zugestellt – ganz ohne Grundgebühr zum transparenten Einzelbriefpreis.

Können mehrere Vorstandsmitglieder gleichzeitig mit unterschiedlichen Rechten arbeiten?

Ja, genau dafür wurde vereinsheim.digital gebaut. Du kannst beliebig viele Vorstandsmitglieder, Kassenwarte, Schriftführer, Jugendleiter, Trainer oder Kassenprüfer einladen. Über das feingranulare Rollen- und Rechtesystem bestimmst du exakt, wer nur Lesezugriff hat, wer Termine planen darf und wer Zugriff auf sensible Mitgliederdaten oder das Kassenbuch erhält.

Gibt es lange Vertragslaufzeiten oder versteckte Einrichtungsgebühren?

Nein. Es gibt weder eine Einrichtungsgebühr noch lange Knebelverträge. Vereine mit bis zu 10 Mitgliedern nutzen das Basispaket dauerhaft für 0,00 € zum ausgiebigen Testen im Vorstand. Darüber hinaus ist der Tarif jederzeit monatlich kündbar oder flexibel an eure aktuelle Mitgliederzahl anpassbar.

Noch eine spezielle Frage zu eurer Vereinssatzung oder Kasse?

Wir antworten persönlich – von Ehrenamt zu Ehrenamt, ohne Callcenter.

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